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Über die Such- und Filterfunktion ist es möglich, Termine und ToDos nach bestimmten Kriterien zu filtern und innerhalb eines angegebenen Zeitraums zu suchen. Die Such- und Filterfunktion wird über das Fernglas-Symbol der Standard-Symbolleiste aktiviert und blendet sich auf der linken Seite des Kalenders ein. Dieses Such- und Filterfeld kann dauerhaft eingeblendet bleiben und beeinflusst nicht die übrige Bedienung des Kalenders.
Die Filterfunktionen beeinflussen nicht nur die Darstellung auf den Kalenderblättern, sondern auch die Exportfunktionen. Hierdurch ergibt sich eine einfache Möglichkeit, z.B. eine Geburtstagsliste zu Papier zu bringen, indem vor dem Export alle Kategorien außer der Kategorie "Geburtstag" ausgeblendet werden.
Wenn die Such- und Filterfunktion durch nochmaliges Betätigen des Fernglas-Symbols ausgeblendet wird, so werden automatisch alle Filterfunktionen deaktiviert, d.h. die Anzeige auf dem Kalender sowie der Export erfolgt wieder ungefiltert.
Abbildung 3.11.1: Such- und Filterfunktion
Alle Einstellungen, die Sie bei den Filter- Suchoptionen eingeben, können mit einem Namen versehen und dauerhaft gesichert werden. Klicken Sie hierfür, nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, auf das Diskettensymbol ganz oben rechts in der Such- und Filterfunktion. Sie werden nun nach einem Namen für den Filter gefragt. Geben Sie hier eine Bezeichnung ein, die den Filter beschreibt, z.B. "Geburtstage" oder "Arztbesuche". Der eingegebene Name erscheint daraufhin in der Auswahlbox der Such- und Filterfunktion und kann hierüber auch wieder abgerufen werden.
Wenn Sie nun einen neuen Filter anlegen wollen, betätigen Sie die Schaltfläche mit dem leeren Blatt direkt neben der Auswahlbox. Es werden dann alle Einstellungen zurückgesetzt und können mit neuen Vorgaben gefüllt werden. Die zweite Schaltfläche dient dem Umbenennen vorhandener Filter und die dritte Schaltfläche schließlich dem Löschen nicht mehr benötigter Filtereinstellungen.
Die populärste Anwendung der Filterfunktion dürfte wohl das gezielte Ausblenden von bestimmten Termin- und ToDo-Kategorien sein. So lässt sich z.B. schnell ein Überblick verschaffen, ob Geburtstage oder Mitarbeiterbesprechungen anstehen. Hierdurch ist es auch möglich, sich gezielt Listen ausdrucken zu lassen, die nur Termine einer (oder mehrerer) Kategorien enthalten.
Um den Kategorienfilter zu aktivieren, markieren Sie die Option "Kategorienfilter". Wenn sie nun die Häkchen neben den angezeigten Kategorien entfernen, so wird diese Kategorie aus der Kalenderansicht ausgeblendet. Wenn Sie nur einzelne Kategorien anzeigen wollen, so können Sie die Schaltfläche "Keine" betätigen, wodurch alle Kategorien deaktiviert werden. Wählen sie dann nur die Kategorien aus, die Sie angezeigt bekommen möchten.
Sie können zudem die Wirkung des Filters umkehren, indem Sie die Option "Ausschließen" statt der standardmäßig gesetzten Option "Einschließen" auswählen.
Dieser Filter entspricht einer Volltextsuche über wahlweise die Beschreibung und / oder die Notizen zu den Terminen und ToDos. Es bleiben nur die Termine in der Kalenderansicht bzw. ToDos in der ToDo-Ansicht sichtbar, die den entsprechenden Suchbegriff enthalten.
Aktivieren Sie den Inhaltsfilter durch Markieren der Option "Inhaltsfilter". In das Eingabefeld können Sie jetzt den Suchbegriff eingeben. Bereits während Sie tippen wird die Anzeige laufend aktualisiert. Bei der Eingabe wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Wenn Sie nach mehreren Begriffen suchen wollen, geben Sie diese durch ein Leerzeichen getrennt ein. Sie können dann auch auswählen, ob Sie nur Termine angezeigt bekommen wollen, die alle Suchbegriffe enthalten ("AND"), die wenigstens einen der Suchbegriffe enthalten ("OR") oder ob die Begriffe als Phrase auftauchen müssen ("Exakt").
Termine und ToDos können den Zustand "Erledigt" oder "Unerledigt" haben, Termine zusätzlich noch den Zustand "Ruhend". Über den Zustandsfilter können Sie Termine und ToDos mit einem bestimmten Zustand von der Anzeige ausschließen.
Der Zustandsfilter muss ebenso wie die anderen Filter über die zugehörige Option aktiviert werden. Wenn Sie Termin eines bestimmten Zustands von der Anzeige ausschließen wollen, deaktivieren Sie einfach die entsprechende Option.
Um Termine nach bestimmten Eigenschaften zu filtern, aktivieren Sie den Eigenschaftsfilter. Als mögliche Eigenschaften stehen "Netzwerk", "Versteckt" und "Aktion" zur Verfügung. Bei der Eigenschaft "Netzwerk" werden alle Termine und ToDos angezeigt, die als gemeinsame Termine gekennzeichnet sind. Wenn Sie "Versteckt" auswählen, werden nur versteckte Termine angezeigt. Es ist bei der Nutzung dieser Option sinnvoll, zusätzlich im Menü die Option "Ansicht / Versteckte Termine anzeigen" zu aktivieren. Die Eigenschaft "Aktion" schließlich filtert Termine und ToDos, mit denen entweder ein Programm oder ein Dokument verknüpft ist.
Auch hier können Sie die Wirkung des Filters durch Auswahl der Zusatzoption "Ausschließen" umkehren.
Die Suchfunktion kann innerhalb eines angegebenen Zeitraums Termine und ToDos suchen, die den eingestellten Filterkriterien entsprechen. Die Suchergebnisse werden in einer Liste aufgeführt. Durch einen einfachen Klick auf einen Eintrag wechselt der Kalender automatisch auf die entsprechende Kalenderseite und markiert den zugehörigen Tag. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag kann der gewählte Termin auch direkt zum Editieren geöffnet werden.
Für die Suche nach Terminen muss immer ein Zeitraum angegeben werden. Sie können den Zeitraum entweder absolut angeben (von - bis), oder aber relativ zum aktuellen Datum. Die Ergebnisliste wird beim Ändern einer Filteroption oder des Suchzeitraums automatisch aktualisiert.
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