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Durch die Netzwerkfunktionalität des Kalenders ist es möglich, neben der eigenen privaten Termindatei eine gemeinsame Termindatei anzulegen. Immer wenn Sie einen gemeinsamen Termin oder eine gemeinsame Kategorie anlegen, ändern oder löschen, erscheinen diese Änderungen auf allen Kalendern im Netzwerk. Es werden dabei nur die Termine und Kategorien in das Netzwerk eingespeist, die Sie explizit bei der Erstellung hierfür freigeben.
"UK's Kalender" erstellt von den Netzwerkterminen lokale Kopien, so dass die gemeinsamen Termine auch dann verfügbar sind, wenn der Rechner mit der gemeinsamen Termindatei nicht verfügbar sein sollte. Wenn Sie Änderungen an gemeinsamen Terminen zu einem Zeitpunkt vornehmen, an dem die gemeinsame Termindatei nicht verfügbar ist, so werden diese Änderungen lokal zwischengespeichert und zum nächsten möglichen Zeitpunkt in die gemeinsame Termindatei eingepflegt. Durch diesen Mechanismus ist in der Regel auch dann ein sinnvoller Betrieb möglich, wenn der Rechner, der die gemeinsame Termindatei hostet, nicht ständig verfügbar ist.
Der Zustand der Termine und ToDos, also unerledigt, ruhend oder erledigt, wird bei der Synchronisation nicht mit übertragen, so dass jeder Teilnehmer des Terminnetzwerkes sicher eine Erinnerung bekommt.
"UK's Kalender" verwendet einen äußerst simplen Mechanismus zur Synchronisation, so dass keine spezielle Serversoftware benötigt wird. Hierdurch ergibt sich allerdings die Einschränkung, dass ein sinnvoller Betrieb nur mit einer begrenzten Anzahl gleichzeitig aktiver Arbeitsplatzrechner möglich ist. 20 bis 30 Rechner sollten problemlos an einem Terminnetzwerk teilnehmen können, sofern die Standardeinstellung für das Synchronisierungsintervall von 30 s nicht geändert wird bzw. die manuelle Synchronisierung gewählt wird. Die Zeitdauer vom Eintragen eines gemeinsamen Termins bis zum Erscheinen auf den anderen Rechnern kann bis zum Zweifachen der Länge des Synchronisierungsintervalls betragen.
Wichtiger Hinweis für den Übergang zu Version 2.2.0
Ab Version 2.2.0 wird die Verwendung gemeinsamer Kategorien unterstützt. Dies führt leider zu der paradoxen Situation, das beim erstmaligen Start der Applikation alle Kategorien mit aktivierter Netzwerk-Option gelöscht werden, da in der gemeinsamen Termindatei noch keine Kategorien vorliegen. Der einfachste Workaround ist das Ersetzen der gemeinsamen Termindatei mit einer Datei, die den Namen der gemeinsamen Termindatei trägt, aber völlig leer ist, also eine Größe von 0 Bytes hat. Alle Instanzen des Kalenders müssen während dieses Ersetzungsvorgangs geschlossen sein. Es ist dann die Installation des Kalenders zu starten, dessen Netzwerk-Kategorien verteilt werden sollen. Es greift nun eine Sicherheitsroutine des Kalenders, die die Netzwerkdatei neu aufbaut, und zwar inklusive gemeinsamer Kategorien. Danach arbeiten die Funktionen des Kalenders wie gewohnt.
Bitte beachten Sie auch, dass alle Installationen des Kalenders gleichzeitig auf die Version 2.2.0 aktualisiert werden müssen!
In einem größeren Netzwerk steht in der Regel ein Server zur Verfügung, auf dem die angeschlossenen Clients ihre Dateien hinterlegen können. Der Server befindet sich üblicherweise im Dauerbetrieb und wird höchstens zu Wartungszwecken heruntergefahren. Sofern Sie über solch einen Server verfügen, ist hier der sinnvollste Ort für die Hinterlegung der gemeinsamen Termindatei. Erstellen Sie einfach auf dem Server einen Ordner und kopieren Sie eine leere Termindatei in diesen Ordner.
Es darf an dieser Stelle keine Kopie einer Termindatei mit bereits eingetragenen lokalen Terminen verwendet werden, da die Synchronisation anderenfalls nicht einwandfrei funktioniert!
Sie können eine leere Termindatei recht einfach dadurch erzeugen, dass Sie aus dem Menü zunächst "Datei/Termindatei/Neu" auswählen und anschließend "Datei/Termindatei/Speichern unter...". Stellen Sie sicher, dass die Benutzer oder Benutzergruppen, die an dem Terminnetzwerk teilnehmen wollen, Lese- und Schreibrechte für die gemeinsame Termindatei besitzen. Aktivieren Sie jetzt bei allen angeschlossenen Clients unter "Extras/Optionen..." auf dem Reiter "Netzwerk" die Option "Gemeinsame Termindatei im Intranet" und geben Sie den Pfad zu der gemeinsamen Termindatei ein. Verwenden Sie hierbei möglichst die UNC Schreibweise, da sich diese nicht so leicht ändert wie der Laufwerksbuchstabe eines gemappten Netzlaufwerks. Vergewissern Sie sich, dass auf dem Reiter "Netzwerk" die gewünschten Synchronisierungsoptionen und Schreibrechte gesetzt sind (siehe auch Kapitel 3.2.2). Das Terminnetzwerk ist jetzt einsatzbereit. Eine Installation von "UK's Kalender" auf dem Server ist nicht erforderlich!
In Heimnetzwerken ist meistens kein Rechner im Dauerbetrieb. Es lässt sich dennoch ein Terminnetzwerk einrichten, da "UK's Kalender" benötigte Synchronisationsschritte lokal zwischenspeichert und zum frühestmöglichen Zeitpunkt in die gemeinsame Termindatei einpflegt. Die gemeinsame Termindatei sollte dennoch auf dem Rechner abgelegt sein, der am häufigsten in Betrieb ist, um eine zeitige Synchronisation sicherzustellen.
Erstellen Sie auf dem gewählten Rechner einen Ordner (z.B. C:\Public\Kalender") in den Sie eine leere Termindatei kopieren. Sie können eine leere Termindatei dadurch erzeugen, dass Sie aus dem Menü zunächst "Datei/Termindatei/Neu" auswählen und anschließend "Datei/Termindatei/Speichern unter...". Sie müssen nun den anderen Teilnehmern des Heimnetzwerks Zugriff auf diesen Ordner gewähren. Wählen Sie hierfür im Dateimanager aus dem Kontextmenü des Ordners den Unterpunkt "Freigabe..." und geben Sie den Ordner für andere Anwender frei. Es ist hierbei erforderlich, dass Sie sowohl Lese- als auch Schreibrechte gewähren. Meistens ist diese Freigabe noch nicht ausreichend, um anderen Benutzern den Zugriff auf diesen Ordner zu gewähren. Sie können dies recht einfach überprüfen, indem die anderen Netzwerkteilnehmer versuchen, eine Datei in dieses Verzeichnis zu kopieren. Falls hierbei die Angabe eines Benutzernamens und eines Passwortes verlangt wird, so ist der Netzwerkteilnehmer dem Rechner mit der gemeinsamen Termindatei noch nicht bekannt. In diesem Falle muss auf dem Rechner mit der gemeinsamen Termindatei zunächst ein entsprechender Benutzer eingerichtet werden. Dieser neue Benutzer muss mit dem gleichen Anmeldenamen und Passwort eingerichtet werden, wie der Netzwerkteilnehmer. Wenn sich dieser Benutzer auf Ihrem Rechner mit seinem Benutzernamen anmelden kann, sind Sie auf alle Fälle auf dem richtigen Wege und es sollte dann eigentlich auch möglich sein, dass dieser Benutzer lesend und schreibend auf den freigegebenen Ordner zugreifen kann.
Wie auch bei der Einrichtung des servergestützten Terminnetzwerkes ist es jetzt erforderlich bei allen angeschlossenen Clients unter "Extras/Optionen..." auf dem Reiter "Netzwerk" die Option "Gemeinsame Termindatei im Intranet" zu aktivieren und den Pfad zu der gemeinsamen Termindatei einzutragen. Der Pfad zu der Termindatei setzt sich zusammen aus einem doppelten Backslash, dem Rechnernamen, einem einfachen Backslash und dem Freigabepfad. In unserem Beispiel von oben wäre dies z.B. "\\PETERS_RECHNER\Public\Kalender\network.dat". Vergessen Sie nicht, auf dem Reiter "Netzwerk" die gewünschten Synchronisierungsoptionen und Schreibrechte zu setzen (siehe auch Kapitel 3.2.2). Das Terminnetzwerk ist jetzt einsatzbereit.
Um Ihre gemeinsame Termindatei für einem beliebigen Rechner im Internet erreichbar zu machen, ohne dass eine VPN-Verbindung notwendig ist, wählen Sie die FTP-Option. Um diese Option nutzen zu können, benötigen Sie einen gültigen Account auf einem FTP-Server. Laden Sie mittels eines FTP-Programms (z.B. "FileZilla") eine leere Termindatei in einen beliebigen Ordner auf dem FTP-Server. Wählen Sie jetzt im Kalender aus dem Menü "Extras/Optionen..." und öffnen sie den "Netzwerk"-Reiter. Aktivieren Sie die Option "Gemeinsame Termindatei auf FTP-Server" und geben Sie die Adresse des FTP-Servers, Ihre Account-Daten und den Speicherort der gemeinsamen Termindatei auf dem Server an. Wenn Sie eine DFÜ-Verbindung zur Einwahl bei dem FTP-Server verwenden, ist es zudem sinnvoll, die automatische Synchronisierung zu deaktivieren.
Der Kalender hat eine Schaltfläche auf der Werkzeugleiste, die den aktuellen Synchronisationsstatus anzeigt:
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Lokale und gemeinsame Termindatei sind nicht synchron |
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Synchronisierung zwischen lokaler und gemeinsamer Termindatei ist in Arbeit |
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Lokale und gemeinsame Termindatei sind synchron |
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Bei der Synchronisierung zwischen lokaler und gemeinsamer Termindatei ist ein Fehler aufgetreten |
Wenn die Schaltfläche "Nicht synchron" anzeigt, so wurden seit dem letzten Synchronisierungsvorgang Änderungen an der lokalen Termindatei vorgenommen, die noch nicht in die gemeinsame Termindatei eingepflegt wurden. Zeigt die Schaltfläche dagegen "Synchron" an, so bedeutet dies lediglich, das seit dem letzten Synchronisierungsvorgang keine weiteren Änderungen an der lokalen Termindatei vorgenommen worden sind, die eine neuerliche Synchronisierung erfordern. Die Termindateien können trotzdem nicht synchronisiert sein, wenn zwischenzeitlich ein anderer Netzwerkteilnehmer die gemeinsame Termindatei modifiziert hat.
Um die Verbindung zu überprüfen, vergewissern Sie sich, dass Sie in das Internet eingewählt sind (sofern notwendig) und betätigen Sie die Synchronisations-Schaltfläche auf der Werkzeugleiste. Es sollte auf der Schaltfläche jetzt kurz die Sanduhr auftauchen und anschließend das Gleichheitszeichen. Erscheint stattdessen ein Ausrufezeichen, so ist die Synchronisierung fehlgeschlagen und sie müssen die Einstellungen unter "Extras/Optionen..." überprüfen. Sofern Sie die Termindatei im lokalen Netzwerk abgelegt haben, sollten Sie auch einen Blick auf Ihre Windows-Zugriffsrechte werfen.
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